SoftHolm.com - Автоматизированная система «Учет оргтехники и расходных материалов».

Объем информации, которую необходимо хранить и обрабатывать в организациях, постоянно возрастает. Для повышения надежности и оперативности обработки и хранения информации целесообразно использовать компьютеры, которые радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее поиск и доставку.

Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно так же, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не смогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии. Однако массовое использование в организациях компьютеров и другого оборудования порождает новые проблемы, которые быстро множатся по мере увеличения покупаемой оргтехники. Так как компьютерная индустрия развивается с огромной скоростью, приходится обновлять парк компьютеров, постоянно тратить деньги на модернизацию и обслуживание для поддержания техники в надлежащем состоянии. Как следствие, зачастую компьютеры «побеждают» работающих на них людей. Все это приводит к ухудшению настроения сотрудников, как минимум, и срыву работы организации, как максимум. Здесь и приходит на помощь автоматизированная система (АС) «Учет оргтехники и расходных материалов» Что может АС Учет заявок от подразделений на закупку техники, программного обеспечения и расходных материалов. Сотрудники хотят, чтобы их рабочее место было обустроено по последнему «слову» техники, поэтому для контроля расходов и принятия решения о необходимости закупки оргтехники нужно вести учет заявок, поступающих от подразделений. Это позволит отследить выполнение плана закупок и, если необходимо, одернуть пользователя, желающего необоснованных закупок и модернизаций имеющейся техники. Учет закупки и постановки на учет и списания оргтехники и расходных материалов позволяет оперативно ставить технику на баланс организации, списывать ее и тем самым отслеживать полный жизненный цикл компьютеров и устройств. Все операции сопровождаются распечаткой соответствующих актов, по установленным бухгалтерским формам, и сотруднику, отвечающему за учет техники, достаточно просто нажать кнопку и отнести готовый акт в бухгалтерию. Учет перемещения оргтехники по подразделениям организаций. АС автоматически ведет историю перемещения устройств и компьютеров по подразделениям, пользователям и помещениям (комнатам) организации. Также возможен учет перемещения техники по филиалам организации, если их несколько. Учет производимых ремонтов, замены частей и профилактических работ помогает отслеживать наиболее «ленивые» устройства, которые отказываются работать, требуют повышенного внимания и денежных затрат или злостных пользователей, с которыми техника отказывается работать и постоянно ломается. Учет закупки программного обеспечения и установки его на компьютеры дает возможность вести учет всего программного обеспечения, закупаемого в организации с отображением компьютеров, на которых оно установлено, и пользователей, которые его используют. Учет имеющихся в наличии картриджей, их заправок, использования, износа и установок на печатающее оборудование обеспечивает контроль состояния картриджей в принтерах, их ЗИП, среднее время работы заправленного или нового картриджа, пользователей, которые очень быстро их расходуют. Таким образом, обеспечивается планирование расходов на обслуживание печатающего оборудования. Учет сетевого оборудования и распределения устройств по сетевым коммутаторам отображает сетевое оборудование, его расположение по подразделениям, подключение (топология сети) и нагрузку (количество подключенных устройств). Кому нужна АС Системные администраторы, сотрудники службы учета оргтехники смогут отслеживать все выдачи расходных материалов, замены комплектующих, профилактики оборудования, их места нахождения. Кроме этого, АС имеет возможность отслеживать сроки службы и модернизации устройств и компьютеров и напоминать о необходимости выдачи устройств в подразделения или модернизации компьютеров. Встроенный модуль проведения плановых инвентаризаций значительно упрощает процесс их проведения. Имеющийся механизм отчетности позволяет значительно упростить их общение с бухгалтерией (нажал кнопку – получил отчет – отдал в бухгалтерию). Имеется возможность выявлять удачные и неудачные поставки и поставщиков. Сотрудники бухгалтерии с помощью имеющегося механизма отчетности, могут свести свою работу в области учета оргтехники и расходных материалов до минимума. Так как выходные формы, отчеты и акты соответствуют стандартам, принятым для использования в бухгалтерии, сотрудник службы учета может просто приносить готовые акты и отчеты о расходе, бухгалтеру остается только провести эти операции в своей программе. Сотрудники планово-экономических отделов или сотрудники учета оргтехники с помощью соответствующих отчетов могут получить итоговые суммы израсходованных средств за любой период времени и на основании этого спланировать расходы на будущее. Основные достоинства и возможности АС Простой, удобный, интуитивно понятный интерфейс, наглядность отображения данных обеспечивает освоение системы пользователем без значительных усилий. Как показывает практика, полностью овладеть программой можно за час-два работы. Возможность взаимодействия бухгалтерии и сотрудников служб учета и снабжения обеспечивается автоматическим формированием отчетных документов. Все отчетные документы соответствуют установленным бухгалтерским формам – сотруднику учета оргтехники или системному администратору остается только распечатать требуемый документ. Мощный механизм отчетности предоставляет гибкость в определении условий на выборку данных. С помощью имеющегося механизма отчетности можно получить абсолютно любую информацию, хранящуюся в базе по любым признакам, условиям и за любой период времени. В случае если выходная форма отчета по каким-либо причинам не подходит, можно выгрузить данные в Microsoft Excel и продолжить их обработку универсальными средствами. Минимальные требования программы к аппаратным ресурсам компьютера (Win9x, WinNT, Win2K, WinXP). Даже если в Вашей организации нет современных, мощных компьютеров, то это не будет проблемой. АС работает на любом компьютере, на котором работает ОС семейства Windows старше версии 3.11 Возможность работы АС в локальной сети с разграничением прав пользователей обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей, при этом права пользователей могут быть различными – система может работать в режиме полного доступа к данным и в режиме просмотра, с возможностью получения отчетов, но без права изменения/добавления данных. Возможность учета оргтехники, находящейся в разных филиалах организации и получения как совместных, так и отдельных отчетов является безусловным плюсом программы. При этом возможно отслеживать перемещение устройств и расходных материалов между филиалами. Единственное условие при этом – филиалы должны быть объединены в единую локальную вычислительную сеть. Преимущества АС «Учет оргтехники и расходных материалов» Имеющиеся на рынке программного обеспечения продукты (такие как «Hardware Inspektor», «Хранитель компьютеров», «Инвентаризация ПК») в основном рассчитаны на системных администраторов и практически не стыкуются с бухгалтерской отчетностью. Их использование будет удобно только системным администраторам для того, чтобы узнать состояние парка компьютеров. АС «Учет оргтехники и расходных материалов» подходит как системным администраторам для отслеживания имеющегося парка оргтехники, так и бухгалтерам для ее учета. Проводить сравнение АС «Учет оргтехники и расходных материалов» с системой 1С в плане их функциональности нецелесообразно, т.к. 1С – универсальное программное средство, с помощью которого можно провести полную автоматизацию всей организации в целом, включая учет оргтехники. Однако универсальная функциональность, естественно, находит отражение в стоимости такого решения. Для того чтобы организовать учет оргтехники при помощи 1С требуется приобрести базовую поставку, исходя из стоимости от 420$ за одно рабочее место. При этом надо понимать, что базовая поставка 1С сразу не решит поставленной задачи, поскольку функция учета оргтехники в базовую конфигурацию не входит. Для реализации этой функции необходимо пригласить программиста, который напишет дополнительный программный модуль, исходя из требований организации. Труд программиста 1С оценивается, как правило, от 30$/час, а такая работа может потребовать не одного месяца. Таким образом, соотношение стоимость/функциональность получается для автоматизации учета оргтехники существенно выше. Кроме этого, 1С слишком идеализирована и не позволяет учитывать некоторые операции так, как они происходят в реальной жизни. На наш взгляд, рассмотренная выше АС является наиболее удобным решением для учета оргтехники и расходных материалов, как в небольших компаниях, так и в организациях, насчитывающих не одну сотню единиц техники. Если организация хочет получить качественное, удобное, нетребовательное к аппаратным ресурсам и, самое главное, недорогое решение по учету оргтехники, то АС «Учет оргтехники и расходных материалов» - Ваш выбор! Более подробная информация по АС представлена на сайте ООО «Открытые библиотечные системы» по адресу http://obs.ruslan.ru. Там же доступна демо-версия системы.